Kaufmännische/r Assistent / Assistentin Lehre & Beruf

Kaufmännische Assistentin bei der Arbeit

Bildungsweg:

Schulische Ausbildung

Schulabschluss:

Realschulabschluss / Mittlere Reife

Ausbildungsdauer:

2 Jahre

Deine Stärken

Mit Zahlen und Grafiken arbeiten
Mündlich und schriftlich kommunizieren
Gemeinsam mit anderen Aufgaben erfüllen

Ausbildungs- und Einstiegsgehalt

Einstieg 2 400 €

Einstiegsgehalt2 400 €

Mehr zum Berufsbild Kaufmännische/r Assistent / Assistentin

Lehre & Beruf

Seiteninhalt

Infos zum Beruf

Voraussetzungen

Fachrichtungen

Ablauf & Inhalte

Karriere

Bewerbung

Infos zum Beruf

Was macht ein Kaufmännischer Assistent?

Als Kaufmännischer Assistent bzw. Kaufmännische Assistentin – manchmal auch Wirtschaftsassistent genannt – hältst du den Betrieb am Laufen. Du sorgst dafür, dass Aufträge, Zahlen und Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Zusätzlich organisierst du Termine, bereitest Besprechungen vor und schreibst Angebote sowie Rechnungen. Durch deine Arbeit werden Entscheidungen schnell und sicher getroffen. Dein Arbeitsplatz ist ausgestattet mit der modernsten Bürosoftware. Egal ob Einkauf, Verkauf, Personal oder Rechnungswesen – du bist die Person, die Abläufe strukturiert, sauber dokumentiert und für alle transparent macht.

Typische Aufgaben als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin

Buchhaltung:

In der Buchhaltung bist du Profi im Bereich der Rechnungen, Angebote und Mahnungen. Jeder eingenommene Euro muss nachvollziehbar sowie sauber dokumentiert und erfasst werden. Dort kommst du ins Spiel. Da alles digital abläuft, speicherst du sämtliche Belege und Dokumente ordnungsgemäß ab. Dabei helfen dir mittlerweile viele moderne Tools. Sollte ein Kunde nicht bezahlen, versendest du erst Zahlungserinnerungen, bis es zur Mahnung kommt.

Kundenkontakt:

Ob eine Anfrage per Mail eingeht oder das Telefon klingelt – du nimmst Informationen auf, klärst offene Punkte und formulierst klare Antworten. Wenn ein Kunde ein Angebot benötigt, stellst du die Eckdaten zusammen, besprichst Besonderheiten mit dem Team und schickst ihm anschließend eine professionelle Rückmeldung. So hältst du den Kontakt warm und sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren.

Organisatorisches:

Du sorgst dafür, dass alle Beteiligten wissen, was als Nächstes ansteht. Wenn ein neues Projekt startet, sammelst du die relevanten Daten, stimmst Termine ab und trägst Aufgaben im Planungstool ein. Während der Zusammenarbeit hältst du Rücksprache, erinnerst an Fristen und aktualisierst den Fortschritt. Dadurch behalten deine Kolleginnen und Kollegen jederzeit den Überblick und können ihre Aufgaben effizient erledigen.

Hinweis: Dies ist nur ein kleiner Einblick in grundlegende Aufgaben nach der Lehre als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin. Je nach Branche und Unternehmen variieren deine Aufgaben.

Wie sieht der Berufsalltag als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin aus?

Da es unterschiedliche Fachrichtungen gibt, kann der Berufsalltag entsprechend auch unterschiedlich aussehen. So könnte dein Berufsalltag aussehen, wenn du dich für die Fachrichtung Betriebswirtschaft entscheiden würdest:

Morgens im Büro den Überblick schaffen

Zu Beginn öffnest du die aktuellen Verkaufszahlen des Vortags und prüfst, wie sich die Umsätze in den einzelnen Bereichen entwickelt haben. Wenn dir auffällt, dass ein Produkt deutlich weniger verkauft wurde, informierst du den Vertrieb. Anschließend schaust du in die Lagerübersicht und ergänzt eine Grafik, die die Bestandsentwicklung der letzten Woche zeigt, damit sofort erkennbar ist, ob ein Artikel knapp wird.

Vormittags mit Kunden sprechen

Ein Kunde ruft an und fragt nach seiner Bestellung. Du prüfst den Status, erklärst den Bearbeitungsstand und gibst die Info an den zuständigen Kollegen weiter. Danach beantwortest du neue Mails. Eine Firma braucht ein aktualisiertes Angebot und du passt die Preise an, dann schickst du die überarbeitete Datei zurück. Im Teamgespräch klärt ihr die wichtigsten Aufgaben und du hältst alle Schritte in eurer gemeinsamen Planung fest.

Mittags Informationen zusammentragen und Entscheidungen vorbereiten

Nach der Pause vergleichst du Einkaufspreise verschiedener Lieferanten und trägst die Zahlen in eine Tabelle ein. Anschließend errechnest du, welcher Anbieter das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, und fasst das Ergebnis für die Teamleitung zusammen. Außerdem unterstützt du eine Kollegin bei einer Präsentation, indem du eine übersichtliche Grafik erstellst, die die Kostenentwicklung eures Bestsellers zeigt.

Nachmittags Abläufe kontrollieren und Daten aktualisieren

Du prüfst, ob die neuen Zahlungseingänge zu den offenen Rechnungen passen, und markierst abgeschlossene Vorgänge. Wenn eine Zahlung unklar ist, klärst du das mit dem zuständigen Bereich. Danach aktualisierst du eine Übersicht über die eingegangenen Aufträge der Woche und passt die farblichen Markierungen an, damit die Entwicklung klar erkennbar bleibt. Zum Schluss stimmst du dich mit deinen Kolleginnen ab, welche Aufgaben noch offen sind, und ergänzt die letzten Einträge im System.

Zum Feierabend alles ordnen

Bevor du gehst, prüfst du, ob alle Dokumente korrekt abgelegt sind. Schließlich sollst nicht nur du durch deine Ordnung durchblicken, sondern auch deine Kolleginnen und Kollegen. Kurzerhand passt du die Aufgabenliste für morgen an und sorgst dafür, dass dein Team am nächsten Tag ohne Verzögerung weiterarbeiten kann.

Wo arbeitet man als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin?

Die Einsatzorte als kaufmännische Assistentin bzw. als kaufmännischer Assistent sehen mit einem PC bzw. Laptop ausgestattet zwar oftmals ähnlich aus, aber der erste Blick täuscht. Grundsätzlich findet man dich überall, wo kommuniziert, geplant und verkauft wird. Deine Arbeitsplätze findest du in:

Unternehmen unterschiedlicher Branchen
Ob Industrie, Handel oder Dienstleistung – nahezu jedes Unternehmen braucht Unterstützung im Büro. Du arbeitest zum Beispiel in der Verwaltung, im Einkauf, im Vertrieb oder im Marketing. Dort bearbeitest du Angebote, vergleichst Preise oder bereitest Präsentationen vor.
der Buchhaltung
Hier kümmerst du dich um Rechnungen, prüfst Zahlungseingänge und bereitest Unterlagen für den Monatsabschluss vor. Du arbeitest am Computer, nutzt moderne Software und behältst Zahlen sowie Fristen im Blick.
Personalabteilungen
Du unterstützt bei Bewerbungsverfahren, bereitest Arbeitsverträge vor oder pflegst Mitarbeiterdaten. Außerdem organisierst du Termine und sorgst dafür, dass neue Kolleginnen und Kollegen gut starten können.
öffentlichen Einrichtungen
Auch Behörden, Verwaltungen oder soziale Einrichtungen beschäftigen Kaufmännische Assistenten. Dort bearbeitest du Anträge, kommunizierst mit Bürgern und koordinierst interne Abläufe.

Gut zu wissen...

Es gibt schätzungsweise mehr als 400 Millionen Quadratmeter an Büro-Nutzfläche in Deutschland.
2014 wurden die Ausbildungsberufe Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation zusammengelegt.
Je nach ausgewählter Fachrichtung sieht dein Arbeitsalltag völlig unterschiedlich aus!

Voraussetzungen

Welche Voraussetzungen sollte ich für die Ausbildung Kaufmännischer Assistent erfüllen?

In der Ausbildung als Kaufmännische Assistentin oder Kaufmännischer Assistent arbeitest du täglich mit Angeboten, Rechnungen und Auswertungen. Wenn du sicher mit Zahlen und Grafiken arbeiten kannst, erkennst du schnell Zusammenhänge und bereitest übersichtliche Tabellen für Besprechungen vor. Gleichzeitig schreibst du E-Mails an Kundinnen und Kunden oder erklärst Abläufe im Team, daher solltest du mündlich und schriftlich klar kommunizieren. Viele Aufgaben planst du nicht allein, sondern stimmst Termine ab, unterstützt Kolleginnen und Kollegen und bringst eigene Ideen ein. Wer gern gemeinsam mit anderen Aufgaben erfüllt, fühlt sich in diesem Beruf besonders wohl.

Stärken

Mit Zahlen und Grafiken arbeiten:

Du bereitest eine Auswertung für die Geschäftsführung vor. Dafür prüfst du Umsatzzahlen, überträgst sie in eine Tabelle und erstellst ein Diagramm, das die Entwicklung der letzten Monate zeigt. Weil du sicher mit Zahlen umgehst, erkennst du Abweichungen sofort und sorgst für eine übersichtliche Darstellung.

Mündlich und schriftlich kommunizieren:

Eine Kundin fragt per Mail nach einem Angebot. Du formulierst eine klare Antwort, bereitest die Unterlagen vor und erklärst am Telefon offene Punkte verständlich. Durch deine sichere Ausdrucksweise entstehen keine Missverständnisse und alle Beteiligten wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Gemeinsam mit anderen Aufgaben erfüllen:

Für ein neues Projekt stimmst du dich mit dem Vertrieb und der Buchhaltung ab. Ihr verteilt Aufgaben, haltet Termine fest und unterstützt euch gegenseitig bei Rückfragen. Weil du zuverlässig im Team arbeitest, laufen Abläufe reibungslos und ihr erreicht eure Ziele gemeinsam.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Lehre als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin?

Gute Neuigkeiten! Dein Schulabschluss ist hier eher zweitrangig. Da es sich hierbei um eine schulische Ausbildung handelt, entscheiden die Berufsschulen nach eigenen Kriterien. Häufig wird zwar ein mittlerer Schulabschluss verlangt, das heißt jedoch nicht, dass du ohne diesen Abschluss keine Chancen hast. Wichtiger sind deine Noten in Fächern wie Wirtschaft, Sozialwissenschaften, Politik, Deutsch oder Mathe.

Ablauf und Inhalte

Ablauf der Lehre

Die Ausbildung zur Kaufmännischen Assistentin bzw. zum Kaufmännischen Assistenten ist eine schulische Ausbildung und dauert im Regelfall 2 Jahre. Im Gegensatz zu einer dualen Ausbildung lernst du die Praxis nicht im Betrieb, sondern durch verschiedene Praxiseinsätze und Praktika. Die Theorie lernst du ganz klassisch im Schulunterricht.

Wichtig:

Das Berufsbild des Kaufmännischen Assistenten bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, dich zu spezialisieren:

Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Betriebsinformatik
Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Büro/ Sekretariat
Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Datenverarbeitung/ Rechnungswesen
Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Betriebswirtschaft
Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Fremdsprachen
Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Informationsverarbeitung
Kaufmännischer Assistent Fachrichtung Medien

Inhalte der Lehre

Inhalte in der Berufsschule

Betriebswirtschaft:

Im Schulunterricht bekommt ihr nicht nur die Basics beigebracht. Du lernst, wie Unternehmen entstehen, planen, einkaufen, verkaufen und sich um das Personal kümmern. Weiterhin stehen das Schreiben von Aufträgen und Rechnungen ebenso auf dem Stundenplan.

Buchhaltung und Controlling:

Hier arbeitest du mit Buchungen, Rechnungen, Mahnungen sowie Kosten und Kalkulationen. Schließlich soll die Firma nicht nur zahlungsfähig bleiben, sondern auch noch wachsen. Du lernst, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, einfache Abschlüsse vorzubereiten und Kennzahlen auszuwerten.

Wirtschaftsrecht:

Du betrachtest Verträge sowie Rechte und Pflichten von Unternehmen. Anhand von Praxisbeispielen prüfst du den Abschluss eines Kaufvertrags und reagierst korrekt auf Reklamationen.

Informationsverarbeitung und Tabellenkalkulation:

Am Computer schreibst du Geschäftsbriefe, entwirfst Präsentationen und füllst Tabellen. Du stellst Daten übersichtlich dar und erstellst Diagramme. Diese digitalen Werkzeuge erleichtern deine tägliche Arbeit.

Kommunikation und Geschäftsenglisch:

Du übst professionelle Gespräche und formulierst Texte sicher. Zudem lernst du englische Begriffe für deinen Berufsalltag, um internationale Kontakte souverän zu begleiten.

Fachrichtungen

Welche Fachrichtungen gibt es?

Kaufmännische Assistenten des Fachbereiches Fremdsprachen übernehmen im Unternehmen eine übersetzende Funktion indem sie Unterlagen in eine andere Sprache übertragen, dolmetschen oder fremdsprachliche Korrespondenzen bearbeiten.

Kaufmännische Assistenten der Fachrichtung Informationsverarbeitung unterstützen Fachinformatiker, wenn Systemanalysen durchgeführt werden müssen oder Software konzipiert und eingeführt wird. Darüber hinaus übernehmen sie organisatorische und betriebswirtschaftliche Aufgaben.

Kaufmännische Assistenten im Fachbereich Betriebswirtschaft planen und organisieren für das Unternehmen, agieren als Ansprechpartner für Kunden und sind für den reibungslosen Ablauf von Aufgaben im kaufmännischen Bereich verantwortlich.

Nach der Lehre kannst du...

Verträge, Angebote und Schriftverkehr professionell und sicher in Fremdsprachen bearbeiten.
in nahezu jedem Bereich der Deutschen Wirtschaft eine Anstellung finden.
dich sicher im geschäftlichen Umfeld bewegen.

Karriere

Welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin?

Nach deinem Abschluss wählst du aus zahlreichen Pfaden deinen eigenen Weg. Du spezialisierst dich auf ein Fachgebiet, leitest Kollegen an oder baust dein Wissen gezielt aus. Diese Fortbildungen ziehen viele Absolventen an:

Weiterbildungen

Geprüfter Fachwirt für Büro und Projektorganisation IHK:

Diese Aufstiegsfortbildung richtet den Blick auf professionelle Projektsteuerung und effiziente Büroprozesse. Themen wie Personalplanung, Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung stehen im Mittelpunkt. Wer Teams koordiniert, Abläufe verbessert und Projekte sicher ins Ziel führt, wird zur gefragten Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Geschäftsleitung.

Geprüfter Wirtschaftsfachwirt IHK:

Hier steht das große Ganze eines Unternehmens im Fokus. Rechnungswesen, Marketing, Investition und Finanzierung werden vertieft behandelt. Absolventinnen und Absolventen analysieren Kennzahlen, bewerten Marktchancen und wirken bei strategischen Entscheidungen mit. Damit wächst die Verantwortung deutlich.

Betriebswirt IHK:

Auf dieser Ebene geht es um das unternehmerische Denken. Strategische Planung, Controlling, Führung und Organisationsentwicklung prägen die Inhalte. Als Betriebswirtin bzw. als Betriebswirt arbeitest du aktiv an der Ausrichtung eines Unternehmens mit und qualifizierst dich für leitende Positionen mit einer entsprechend höheren Vergütung.

Wie sind die Zukunftsaussichten als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin?

Als Kaufmännische Assistentin bzw. als Kaufmännischer Assistent hast du hervorragende Zukunftsperspektiven! Schließlich kann kein Unternehmen ohne gut organisierte Büroabläufe funktionieren. Dank dir werden Angebote erstellt, Zahlen ausgewertet und Projekte koordiniert – du hast einen richtigen Impact. Genau dort bringst du Struktur hinein und sorgst dafür, dass alles reibungslos abläuft. Fachkräfte mit kaufmännischem Know-how werden deshalb in nahezu jeder Branche gebraucht.

Die Digitalisierung eröffnet dir zusätzliche Chancen. Moderne Software und künstliche Intelligenz übernehmen Routineaufgaben und schaffen Freiraum für anspruchsvollere Tätigkeiten. Statt nur Daten einzugeben, wertest du Ergebnisse aus, erkennst Trends und unterstützt bei wichtigen Entscheidungen. Dadurch wird dein Aufgabenbereich spannender und verantwortungsvoller.

Mit Erfahrung und passenden Weiterbildungen entwickelst du dich Schritt für Schritt weiter. Ob Controlling, Personal, Einkauf oder Projektmanagement – viele Wege stehen offen. Wer Engagement zeigt, kann Verantwortung übernehmen und aktiv an der Zukunft eines Unternehmens mitwirken.

Kurz gesagt investierst du mit dieser Ausbildung in einen vielseitigen Beruf mit sicheren Perspektiven und echten Entwicklungsmöglichkeiten.

Wie viel verdient man als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin?

Als Kaufmännische/r Assistent / Assistentin kannst du nach deiner Lehre mit einem Einstiegsgehalt von 2 400 EUR rechnen.

Bewerbung

Bewerbung Kaufmännischer Assistent

Du hast Lust auf die Ausbildung bekommen? Hervorragend! Jetzt muss nur noch deine Bewerbung einwandfrei sein. Für eine perfekte Bewerbung benötigst du:

Deckblatt – das ist optional, kann aber genutzt werden, um deine Bewerbung zu personalisieren.

Anschreiben – das Herzstück deiner Bewerbung. Dort zeigst du dem Unternehmen, warum du die richtige Person für die Stelle bist.

Lebenslauf – deine bisherigen Lebensstationen auf einen Blick.

Anlagen – im Regelfall deine letzten zwei Schulzeugnisse sowie eventuelle Bescheinigungen oder Zertifikate.

Zum Bewerbungsratgeber

3 Tipps für deine Bewerbung

Zeige dein Organisationstalent:
Beschreibe konkrete Situationen, in denen du etwas geplant oder koordiniert hast. Vielleicht hast du ein Schulprojekt strukturiert, eine Veranstaltung organisiert oder im Nebenjob Abläufe verbessert. Solche Beispiele zeigen, dass du Verantwortung übernehmen kannst.
Hebe deinen sicheren Umgang mit Zahlen hervor:
Gute Leistungen in Mathematik oder Wirtschaft sind ein Plus. Auch Erfahrungen mit Tabellen oder Präsentationen solltest du erwähnen. Damit wird deutlich, dass du sorgfältig arbeitest und wirtschaftliche Zusammenhänge verstehst.
Achte auf eine klare und fehlerfreie Gestaltung:
Als Kaufmännische Assistentin oder Kaufmännischer Assistent arbeitest du täglich mit Texten und Dokumenten. Eine saubere Struktur, korrekte Rechtschreibung und eine übersichtliche Formatierung zeigen, dass du professionell auftrittst.

Wie gut passt der Beruf Kaufmännische/r Assistent / Assistentin zu dir?

Der Beruf Kaufmännische/r Assistent / Assistentin passt gut zu dir, wenn ...

... du dich in deinem Beruf gerne schick anziehen möchtest
... du gerne mit Zahlen arbeitest
... du gerne Karriere machen möchtest

Der Beruf Kaufmännische/r Assistent / Assistentin passt weniger zu dir, wenn ...

... du nicht überwiegend im Büro sitzen möchtest

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