LehreBürokaufmann / Bürokauffrau

Dein Arbeitsplatz ist quasi überall dort, wo ein PC stehen könnte. Du kannst in den verschiedensten Bereichen eines Büros tätig werden. Das Sekretariat einer Schule, die Abrechnung eines Betriebes oder im Ein- und Verkauf einer internationalen Kette: Die Tätigkeiten sind so vielfältig wie deine potenziellen Arbeitgeber.

Sei es das Telefonieren, Organisieren, Angebote erstellen, Rechnungen ausstellen, Beiträge verfassen oder das Prüfen von bestellten Waren - all das kann, je nach Lehrstelle, zu deinen Aufgabenbereichen gehören.

Deine Aufgaben als Bürokauffrau auf einen Blick

• Organisation: Als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann sorgst du für einen reibungslosen Ablauf vieler Prozesse. Deine Planung ist unverzichtbar.
• Verwaltung: (Pflegen von Online-Content, Personalverwaltung). Ob Personalverwaltung oder die Pflege von Online-Content, du sorgst für ein professionelles Auftreten.
• Kundenkontakt: Solange es Kunden gibt, muss mit ihnen auch Kontakt hergestellt werden. Du bist das Bindeglied zwischen Betrieb und Kundschaft.

• Content-Entwicklung: Bilder müssen recherchiert und Texte geschrieben werden. Alles rund um Print- und Online-Medien fällt in deinen Aufgabenbereich.

Deine Aufgaben als Bürokauffrau im Detail

Die Organisation

Bürokaufleute haben immer den Überblick. Egal auf welcher Messe dein Lehrbetrieb ausstellt oder welcher Kunde eine Telefonkonferenz mit dem Chef verlangt hat, du vergisst keinen Termin. Das liegt natürlich nicht nur an deinem außergewöhnlich starken Erinnerungsvermögen, sondern daran, dass du mit moderner Büro-Software jeden Termin notierst und gegebenenfalls die beteiligten Personen daran erinnerst.

Aber auch das Planen mancher Events kann zu deinen Aufgabenfeldern gehören. Das heißt zum Beispiel: Einen Messestand buchen, die dazugehörige Rechnung bezahlen und – gerade wenn die Location weiter weg ist – Hotelzimmer reservieren. Bei all diesem Chaos behältst du den Durchblick

Die Verwaltung

Verwaltung und Organisation gehen Hand in Hand. Deshalb sind die Übergänge auch fließend. Die Aufgaben hier aufzulisten, würde die Bandbreite sprengen, aber für einen kurzen Einblick sollte es reichen.

Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann erstellst du nicht nur Texte für E-Mail-Newsletter und Blogs (mehr dazu stellen wir dir im Abschnitt „Content-Entwicklung“ noch vor), sondern du pflegst diese auch und hältst sie up to date. Das Pflegen von Inhalten, Stammdaten u. v. m. ist eine kontinuierliche Arbeit, welche facettenreich aussehen kann. Von dem Aktualisieren kleinerer Daten bis hin zu dem kompletten Austausch veralteter Beiträge gehört alles dazu. Denn eine ungepflegte Website kann ein negatives Licht auf deinen ganzen Lehrbetrieb werfen.

Zur Verwaltung kann aber auch die Personalverwaltung zählen. Das heißt Sozialbeiträge für Mitarbeitende überweisen oder sogar beim Einstellungsverfahren von neuen Kolleginnen und Kollegen mithelfen.

Der Kundenkontakt

Auch hier ist das Aufgabenfeld eher vage. Das liegt aber daran, dass der Menschenkontakt in vielen Formen vorkommen kann. Du berätst Kunden zu Produkten oder Dienstleistungen, welche dein Lehrbetrieb anbietet, verhandelst einen Preis, stellst eine Rechnung aus und überwachst, dass das Produkt oder die Dienstleistung auch vertragsgetreu geliefert oder erbracht wird. Ob am Telefon, per E-Mail oder persönlich, der Kontakt zu anderen Menschen ist dein tägliches Brot und Butter in der Branche.

Die Content-Entwicklung

Die allermeisten Betriebe haben heutzutage irgendeine Form von Internetpräsenz. Sei es eine Website, um sich potenziellen Kunden vorzustellen, oder eine ausgeklügelte Kombination aus Social-Media-Präsenz und regelmäßigen Blogbeiträgen oder E-Mail-Newslettern. Als Bürokauffrau oder Bürokaufmann ist es oftmals deine Verantwortung, Texte zu erstellen, welche von anderen gelesen werden. Ob diese dann online auf der betriebseigenen Website publiziert werden, oder zur lokalen Zeitung geschickt werden, hängt vom Thema ab.

Zur Content-Entwicklung gehört natürlich nicht nur das bloße Erstellen der Texte. Manchmal werden auch Bilder dafür benötigt, oder die Texte müssen eine spezielle Formatierung haben. Für all das wirst du verantwortlich sein.

Wie du siehst, bist du als Bürokauffrau oder Bürokaufmann ein richtiger Allround-Profi. Selbst in der größten Hektik behältst du einen kühlen Kopf.

Praktische Inhalte

Wie oben bereits erwähnt, wirst du einen Großteil deiner Lehrzeit im Betrieb verbringen. Dort bekommst du aber die Grundlagen Schritt für Schritt beigebracht. Wie man richtig und professionell telefoniert und E-Mails schreibt, wie die firmeninterne Organisation strukturiert ist oder, ganz schlicht und simpel, was die Basics von Word und Excel sind. Auch bei wichtigen Themen, wo Fehler fehl am Platz sind, wie das Ausstellen von Rechnungen, wird dir anfangs viel Hilfestellung gegeben.

Schulische Inhalte

In der Berufsschule werden deine, im Lehrbetrieb angeeigneten Fähigkeiten vertieft und mit einem theoretischen Hintergrundwissen ergänzt. Des Weiteren verbesserst du deine Kenntnisse in Programmen wie Word und Excel - manchmal sogar mehr, als du vielleicht unmittelbar in deinem Lehrbetrieb benötigst, was dir aber gute Startchancen für eine Weiterbildung oder sogar für ein Studium bietet.

Das deutsche Pendant zum österreichischen Bürokaufmann ist der Kaufmann für Büromanagement. Auch diese Lehre dauert 3 Jahre und befasst sich mit den Themen Organisation, Verwaltung, Rechnungswesen etc.